Een slimme eventplanner voor klantgerichte service

Klantvraag

Hornbach wil klanten helpen bij het realiseren van hun projecten, ook buiten de winkel. Daarom organiseren zij regelmatig één-op-één adviesgesprekken, workshops en events. Maar het opzetten, beheren en afhandelen van die activiteiten werd steeds tijdsintensiever en foutgevoeliger. Hornbach zocht naar een gebruiksvriendelijke oplossing om events per vestiging efficiënt te plannen, deelnemersgegevens te verzamelen, betalingen te regelen én automatische communicatie te versturen.

Proces

Samen met Hornbach brachten we het volledige planningsproces in kaart: van het
aanmaken van events tot de afronding van inschrijvingen. We doken in de werkwijze per vestiging en keken naar de informatiestromen tussen klant, medewerker en backoffice. Op basis van die inzichten ontwikkelden we een functioneel ontwerp en bouwden we een maatwerkapplicatie die eenvoudig in gebruik is, voor zowel de winkelmedewerkers als de eindgebruikers.

Oplossing

De Hornbach eventplanner maakt het mogelijk om per vestiging, datum en tijdsslot
eenvoudig events aan te maken en te beheren. Klanten schrijven zich online in, uploaden direct foto’s of tekeningen, en ontvangen automatisch bevestigingen en herinneringen. Betalingen worden afgehandeld via een Mollie-koppeling; bij uitblijvende betaling wordt de reservering automatisch geannuleerd. Zo houdt Hornbach controle, zonder extra handwerk.

De tool is schaalbaar en inzetbaar voor uiteenlopende eventtypes: van persoonlijke adviesgesprekken tot groepsworkshops.

Resultaat

Met de eventplanner heeft Hornbach een oplossing in handen die administratief werk reduceert, foutmarges verkleint en de klantbeleving versterkt.

• Medewerkers kunnen snel en zelfstandig events opzetten

• Klanten ervaren een soepel en professioneel inschrijfproces

• Deelnemerscommunicatie verloopt volledig automatisch

• Alle informatie is centraal beschikbaar, per vestiging en eventtype

Zo sluit de applicatie naadloos aan op Hornbach’s servicegerichte benadering: eenvoudig in gebruik, betrouwbaar in uitvoering en gericht op toegevoegde waarde voor de klant.