Een slimme calculator die offertes versnelt en fouten voorkomt

Klantvraag

Daikin is toonaangevend in klimaatoplossingen en ondersteunt installateurs en adviseurs met een digitaal platform voor het opstellen van projectplannen. Maar het maken van offertes gebeurde nog handmatig via losse Excel-sheets, met foutgevoeligheid en tijdverlies als gevolg. De vraag aan Not on Paper: ontwikkel een efficiënte oplossing die de vertaalslag van projectplan naar offerte automatiseert, zonder directe integratie met het bestaande SAP-systeem.

Proces

We startten met een grondige analyse van het offerteproces: van projectinvoer in het Daikin Platform tot de uiteindelijke prijsopgave. Het SAP-systeem met prijslijsten en condities bleek te complex om rechtstreeks te koppelen. Daarom zochten we naar een alternatief dat wél schaalbaar, betrouwbaar en eenvoudig te gebruiken is door zowel interne teams als externe installateurs. In co-creatie met Daikin werkten we toe naar een standalone oplossing die volledig aansluit op de bestaande processen en systemen, zonder afhankelijkheid van directe koppelingen maar mét gegarandeerde actualiteit van de data.

Oplossing

De Daikin Project Calculator is een slimme webapplicatie waarmee gebruikers
(installateurs, adviseurs én het interne sales team van Daikin) snel en nauwkeurig een offerte kunnen genereren op basis van bestaande projectdata:

• Exportgestuurd werken: installateurs en adviseurs exporteren hun project uit het Daikin Platform en uploaden dit in de calculator.

• Automatische matching: de calculator leest het projectbestand in en koppelt het aan actuele prijs- en conditiebestanden, die gebruikers zelf uploaden.

• Flexibele data-updates: doordat de applicatie werkt met importbestanden (o.a. geschikt voor 2BA), blijft de data altijd up-to-date, zonder directe SAP-integratie.

• Directe output: met één klik wordt een volledige offerte gegenereerd, op basis van actuele projectinformatie en prijscondities.

Resultaat

Met de Daikin Project Calculator is het opstellen van offertes sneller, betrouwbaarder en minder foutgevoelig geworden:

• Handmatig rekenwerk is vervangen door een geautomatiseerd proces

• Gebruikers beschikken altijd over actuele prijsinformatie

• Het aantal fouten en dubbele invoer is sterk gereduceerd

• Medewerkers en installateurs besparen kostbare tijd

• Offertes zijn eenduidig, professioneel en snel beschikbaar

De Daikin Project Calculator werd dé oplossing die administratie terugdringt, fouten voorkomt en Daikin én haar partners in staat stelt zich te richten op waar het echt om draait: het leveren van doordacht klimaatadvies.