Een online brandportal voor het makkelijk en veilig beheren van alle merkuitingen

Een merkportaal dat voorziet in de behoeften van alle gebruikers

Bij Not on Paper weten we behoorlijk wat over databases, mediabanken en andere portalen voor brand management. En vooral over de obstakels die dat oplevert, wanneer die niet optimaal georganiseerd zijn. Werken met een drive is bijvoorbeeld best handig, maar daarin kun je niet zomaar verschillende autorisatieniveaus aanmaken. En zorgen dat oude bestanden automatisch op meerdere locaties vervangen worden? Ook dat is met een standaard cloudoplossing niet zomaar geregeld. De tijd die medewerkers hieraan besteden, wanneer er geen online portaal is dat past bij de behoeften van het bedrijf, is enorm. Ook voor het inrichten en beheren van websites is zo’n portal handig om te hebben: zo is alles via een centrale plek te koppelen en, indien nodig, in een keer te updaten of vervangen. Reden te meer voor Not on Paper om hiermee aan de slag te gaan, en zelf een brandportal te ontwikkelen dat voorziet in de wensen van iedereen die ermee werkt.

Een structuur op basis van gebruikersrechten

Misschien wel het belangrijkste van de hele portal is de manier waarop de structuur opgezet is. De basis daarvoor wordt gevormd door gebruikersrechten. Dat betekent onder andere dat alle pagina’s en menu-items in het portaal toe te wijzen zijn aan gebruikersgroepen. Gebruikers kunnen zelf een account aanmaken, waarna ze op basis van hun maildomein direct toegang krijgen, of moeten worden beoordeeld door de beheerder. Zo kunnen mensen van de eigen organisatie er bijvoorbeeld makkelijk in, terwijl voor andere organisaties of algemene mailadressen eerst een check kan plaatsvinden. Daarna belanden die gebruikers automatisch in een groep of kan de beheerder dit toewijzen. Daarmee heb je altijd grip op wie toegang heeft tot welk nieuws, welke pagina’s en welke bestanden!

Handig voor beheerders én gebruikers

Natuurlijk is grip op gebruikers fijn, maar dat is niet de enige reden waarom het brandportal voorziet in ieders behoefte. Grip betekent ook dat niet wij, maar jij of jouw medewerkers zelf dit portal kunnen vullen, bijhouden en beheren. Grofweg is het portaal te verdelen in de welkomstpagina, algemene pagina’s en een media- of filebank, waarin je alles kunt zetten van video’s tot datasheets. Hieronder zetten we enkele functionaliteiten op een rijtje, elk met zijn eigen voordelen:

• Als een gebruiker inlogt, belandt deze op de welkomstpagina. Daar kan een welkomstbericht geplaatst worden, of het laatste nieuws. En met het laatste nieuws bedoelen we: alleen wat die gebruiker mag zien. Nieuws dat alleen team marketing mag weten en team sales nog niet? Nieuwsberichten zijn alleen zichtbaar bij de gebruikersgroepen die eraan toegekend zijn.

• Algemene pagina’s zijn aan te maken door de ‘brand owner’ of beheerder. Deze kunnen tekst en files bevatten. Door onze klanten worden deze pagina’s vaak gebruikt als brand book, of merkhandleiding. Handig om toelichting te geven over het gebruik van een bestand!

• In de file bank kan de beheerder (jij of jouw medewerkers) zelf de structuur bepalen. Een groot voordeel van deze mediabibliotheek is dat je diverse file-extensies onder één titel kunt uploaden. Zo kun je bijvoorbeeld van een logo tegelijkertijd de jpeg, pdf en eps-file uploaden, waarna aan al deze files de titel en omschrijving van het logo gekoppeld zijn. Dat bespaart tijd én zoekwerk!

• Koppel je een bestand vanuit de file bank aan een pagina? Dan is vervangen een fluitje van een cent. Als beheerder pas je het bestand aan in de file bank, waarna deze automatisch op alle locaties waar het bestand voorkomt aangepast wordt. Andersom is het ook mogelijk om een bestand enkel op een bepaalde pagina te zetten en niet in de file bank.

• Je kunt ook een datum koppelen aan een bestand in de file bank, zodat een file vanaf en tot een bepaalde datum te downloaden is. Zo voorkom je dat er oude versies van bestanden in omloop komen!

• Tot slot kun je bijhouden hoe vaak een file gedownload is, handig als je bijvoorbeeld wil weten hoeveel mensen een bepaald bestand in bezit hebben of welke files het meest populair zijn!

Natuurlijk is een brandportal niet compleet voordat het écht jouw merk uitstraalt. Ieder klantportaal krijgt dan ook een look&feel, in lijn met de uitstraling van het bedrijf. En custom kent bij Not on Paper (vrijwel) geen grenzen! Dat betekent dat het brandportal ook volledig te integreren is met bestaande (eigen) systemen. Dus ook met die van jou!